Technika_2016

Dokumenty vo firme pod drobnohľadom

Bezpečnosť dokumentov je oblasťou, na ktorú mnoho slovenských firiem zabúda. A pritom nejde o žiadne maličkosti. Skopírovanie databázy kontaktov, obchodných partnerov, odcudzenie firemného know-how vás môže stáť peknú kôpku peňazí. Ukážeme vám spôsoby, ako efektívne chrániť dokumenty vo firme, vďaka ktorým zabránite úniku citlivých informácií.

Individuálny prístup k tlačeniu dokumentov
Bezpečnostným rizikom obehu dokumentov vo firme sú miesta, kde dochádza ku kontaktu dôverných informácií s ľuďmi, ktorí nemajú oprávnenie s nimi nakladať. Deje sa to najmä pri tlači dokumentov. Či už v podobe, že si kolega stihne pozrieť vytlačené dokumenty skôr ako prídete ku tlačiarni, alebo len tým, že ich tam zabudnete. Preto by mali byť firemné multifunkčné zariadenie vybavené autentifikačným terminálom vďaka ktorému môže s multifunkčným zariadením pracovať iba ten, komu to dovolíte. Každý váš zamestnanec sa prihlási na multifunkcii (PIN kódom, kartou, alebo odtlačkom prsta), pričom zariadenie mu dovolí vykonať iba to, čo mu povolíte. „Môžete totiž nadefinovať profily jednotlivých užívateľov s dovolenými a zakázanými úkonmi. Výsledkom je centrálna správa firemného tlačového prostredia, vyššia bezpečnosť údajov, precíznejšia kontrola a účtovanie nákladov," konštatuje Tomáš Kopecký zo spoločnosti Konica Minolta Slovakia.
Nastavenie profilov a jednotlivých práv k ovládaniu firemnej multifunkcie je veľmi jednoduché. Stačí to definovať pre určitú skupiny zamestnancov iba raz prostredníctvom externej databázy užívateľov na serveri. V prípade, že k vám do firmy nastúpi nový zamestnanec, vytvoríte mu vo svojom systéme konto, ktoré sa automaticky zriadi aj na tlačových zariadeniach v sieti. Vďaka tomu jednoduchému vylepšeniu dokážete presne zistiť kto, kedy, kde a koľko kopíroval, tlačil alebo skenoval. Ak by ani táto ochrana nestačila, môžete si nastaviť funkciu zobrazenia prvej strany všetkých vytlačených dokumentov. Bezpečnosť informácií vo firme tak budete mať dokonale pod palcom.

Digitalizácia
Bezpečnosť dokumentov vo firme nie je len o ich samotnom tlačení. Bezpečný musí byť ich celý obeh vo vašej firme. Akákoľvek práca s tlačeným dokumentom predstavuje riziko. Stačí na chvíľu odbehnúť do kuchynky, alebo na obed a šikovné oko kolegu vie o všetkom dôležitom, čo by malo byť pre ním utajené. Efektívnym riešením je digitalizácia dokumentov a elektronizácia celého toku dokumentov vo firme. Prostredníctvom kancelárskych multifunkčných zariadení môžete jednoducho naskenovať a následne automaticky uložiť dokumenty v ich digitálnej podobe, pričom sú okamžite dostupné v podobe vernej originálu. Týmto spôsobom môže spoločnosť zredukovať stohy papierov a pracovať so súbormi výlučne vo virtuálnom prostredí, ktoré otvára nové možnosti zdieľania, zálohovania a najmä aj ochrany dokumentov.

Elektronicky môžete evidovať všetky žiadanky od zamestnancov, priepustky od lekára, zmluvy, dovolenkové lístky, dotazníky, správy, reporty. „Na jednej strane sa odbremeníte od hŕby papierov a budete chrániť životné prostredie, a zároveň výrazným spôsobom znížite možnosť falšovania, zneužitia či straty týchto elektronických dokumentov," konštatuje Tomáš Zverbík zo spoločnosti Konica Minolta Slovakia. Rovnako môžete nastaviť aj limity či obmedzený prístup pre vybraných zamestnancov podobne ako pri tlači dokumentov. Pri výpovedi vášho zamestnanca mu jednoducho obmedzíte prístup k citlivým elektronickým dokumentom a vaše obavy o narušenie bezpečnosti sú zažehnané. Nebude tak môcť otvoriť, kopírovať, alebo skenovať dokumenty, ktoré mu vy priamo nedovolíte. Toto riešenie súčasne ponúka bohaté možnosti správy digitalizovaných dokumentov. K dispozícii máte reporty, vyhodnocovania ako aj systém informovania pri pokuse o neoprávnený prístup k citlivým dokumentom. Vďaka efektívnej správe tlačových dokumentov, ako aj digitalizácii obehu dokumentov vo vašej firme tak výrazne eliminujete úniky citlivých dokumentov.

Text: Michal Ondruš

Foto: Konica Minolta Slovakia

Späť

 

Pridať komentár

* :
* :
* :
6 + 5 =
Odoslanie formulára

Priemyselné utierky

MEWA - priemyselne_utierky

Výstavy