Implementácia systému SmartStock.WMS

Warehouse Management System SmartStock.WMS riadi moderný viacúčelový sklad spoločnosti Nohel Garden. Zavedenie systému SmartStock.WMS prinieslo dokonalý prehľad o tovare v sklade, spresnili sa skladové operácie a výrazne znížili chyby a zámeny tovaru.

Spoločnosť Nohel Garden dodáva tovar pre veľkých zákazníkov, maloobchodné reťazce a aj pre koncových zákazníkov a malé nezávislé obchody. Logistika skladovania je charakteristická veľkým množstvom položiek a veľkým objemom tovaru, ktorý prechádza skladom. Pre vybavovanie zákaziek je typická veľkosť objednávok s extrémnym počtom položiek. Pripravovanie prebieha po paletách a rovnako aj po jednotlivých kusoch. Veľká čásť sortimentu sa predáva v priebehu väčšej části roka. Při časti sortimentu hrá dôležitú úlohu vplyv sezónnosti, pretože v každom ročnom období v priebehu roka ide na odbyt odlišný tovar.

barco1

Vďaka expanzívnemu rastu firma dlhodobo čelila nedostatku skladových kapacít, ktoré postupne riešila výstavbou jednotlivých skladových hál. Napriek tomu naskladnenie častokrát prebiehalo „chaoticky", kde bolo voľné miesto, a preto bolo nutné riešiť otázku ďalších skladových priestorov. Na tento účel bola dovŕšená výstavba moderného viacúčelového skladového komplexu. Skladový komplex v súčastnosti tvorí 8 skladových hál s celkovou rozlohou 9 000 m2. Pri danom prietoku tovaru a množstve položiek už nebolo možné udržať poriadok, kontrolu a prehľad o všetkých položkách v sklade. Dochádzalo k chybám a vznikali problémy pri dohľadávaní tovaru v sklade. Ďalšie chyby vznikali v dôsledku papierového manuálneho prepisovania dát zo skladu do pôvodného IS.

Systém obchodných a logistických procesov v spoločnosti kladie veľké nároky na logiku skladovania a dokonalé znalosti sortimentu aj skladu. Z tiohto dôvodu už v úplnom začiatku bolo zrejmé, že pri takom prietoku tovaru s veľkým množstvom položiek by práca v novom sklade kládla neúnosné nároky na skladníkov, ich znalosti sortimentu a skladu. Bez pomoci špecializovaného systému by dochádzalo k častým chybám. Každá chyba vo vychystávaní sa pritom môže prejaviť v penalizácii od obchodných reťazcov, čím naďalej vzrastajú náklady na logistiku.

barco2

Výber dodávateľa

Kvôli zabepečeniu bezchybnej prevádzky skladu sa spoločnosť rozhodla pre implementáciu WMS systému, ktorý by evidoval všetok tovar na sklade, kontroloval korektnosť skladových operácií a navigoval skladníkov pri vychystávaní tovaru. Ako vhodný systém splňujúci požiadavky a kritéria bol vybraný Warehouse Management Systém SmartStock.WMS. V priebehu samotného projektu došlo k ďalšej expanzi firmy a dostavbe dvoch nových skladových hál. Samozrejme aj do týchto nových skladov bol okamžite nasadený WMS systém SmartStock.WMS. Firma od systému očakávala získanie dokonalého prehľadu o tovare na sklade, zvýšenie efektívnosti skladovania a prietoku tovaru skladom, výrazný posun v presnosti práce skladníkov, minimalizáciu chýb pri vychystávaní tovaru a dodržiavanie obchodných pravidel potrebných na presné a správne vykrytie objednávok zákazníkov a ich čo najväčšiu spokojnosť.

Implementácia systému

Projekt implementácie prebiehal v štyroch fázach.

1. Fáza - predimplementačná analýza

V priebehu predimplementačnej analýzy boli dôkladne zmapované jednotlivé skladové procesy spoločnosti, stanovené požiadavky na ich podporu zo strany WMS systému a spôsob integrácie WMS systému s ekonomickým informačným systémom. Výsledkom analýzy bola presná podoba pracovných postupov v súvislosti s jednotlivými skladovými operáciami, konfigurácia systému pre jednotlivé operácie a presná podoba výmeny dát medzi systémamy. Ako sa neskôr ukázalo, so zmenou systému museli byť zmenené aj pracovné postupy a systém musel byť ďalej optimalizovaný.

2. Fáza - nasadenie obchodného okruhu IS a implementácia základných funkcií WMS

Druhá fáza korešpondovala so zavádzaním obchodného okruhu nového IS od spoločnosti JKR, ERP systém BYZNYS Win®. IS rieši celkovú evidenciu tovaru, problematiku nákupných a predajných cien a ďalších záležitostí týkajúcich sa samotného obchodného procesu, avšak bez presnej evidencie tovaru na skladových lokáciach a bez sledovania a vyhodnotenia jednotlivých skladových operácií. Oproti tomu WMS v tejto fáze iba evidoval príjem tovaru na sklad a výdaj so skladu bez evidencie tovaru na skladových lokáciach. V tejto fáze bola riešená najmä systémová integrácia a jej dôkladné testovanie za rôznych okolností, ktoré môžu v sklade nastať.

3. Fáza - evidencia tovaru v adresných skladových lokáciach

Aby mohlo začať adresné zaskladňovanie a evidencia tovaru na skladových lokáciach, bolo najprv nutné inventarizovat tovar v jednotlivých skladových lokáciach a postupne definovať vychystávacie miesta a pravidlá pre ich doplňovanie. Súčasne v tejto fáze prebiehali aj ďalšie úpravy WMS systému s ohľadom na zákaznicke špecifiká doplňovanie vychystávacích miest.

Táto fáza z pohľadu nárokov na užívateľa systému zákazníka bola najnáročnejšiou. Rýchla a plynulá implementácia vyžadovala dobré znalosti ovládania mobilných terminálov, logiky WMS systému a zvlášť disciplíny pracovníkov pri práci s terminálom. Pre mnohých skladníkov práca s terminálom znamenala osvojenie si celkom nových postupov. Preto, napriek absolvovaniu nutného zaškolenia, vykonávanie operácií prebiehalo spočiatku pomalšie. Po zvládnutí práce s terminálom sa rýchlosť prevádzaných operácií opäť dostala na štandardnú úroveň.

Zavádzanie WMS systému kladie celkom nové nároky na osvojenie si logiky a postupov pri skladových operaciách. Zmena systému, HW či SW prebehne rýchlo, avšak zmeniť myslenie a návyky ľudí môže trvať aj niekoľko týždňov. Preto často skladníci v rade prípadov vykonávajú operácie tak ako boli zvyknutí, alebo jednoducho nerešpektovali pravidlá WMS systému a napr. vychystávali z inej lokácie ako ich posielal systém. To samozrejme spôsobilo nesúlad reálnych dát s dátami v systéme.

4. Fáza - Optimalizácia systému

Po dokončení definície skladových lokácií prešlo zavedenie systému do rutinnej prevádzky. Vzhľadom k tomu, že v priebehu zavádzania systému nastalo podstatné rozšírenie skladových kapacít, prišlo i k podstatnému rozšíreniu systému z pôvodného počtu 50 užívateľov až na počet 80 súčasne pracujúcich užívateľov. Bolo nutné previesť spetnú optimalizáciu a doladenie systému na základe ročnej prevádzky. Optimalizácia systému prebiehala v podobe dotvárania podporných procesov ako úprava pravidel na riadené zaskladnenie či rozšírenie interface a ešte výraznejšie prepojenie medzi oboma systémami. Projekt je v súčastnej dobe vo fáze ostrej prevádzky, naďalej prebieha optimalizácia a doladenie celkového riešenia v súvislosti s novými pracovnými postupmy.

Napojenie na IS

Vďaka vzájomnej prepojenosti s ERP BYZNYS Win® sa dosiahlo unikátne riešenie, ktoré v takto rozsiahlej spoločnosti má jasné miesto. Oba systémy sú plne synchronizované v bežnej rutinnej činnosti denného rozsahu, ale aj v nočnom automatickom priebehu, kedy dochádza k automatickému porovnávaniu stavov tovaru medzi oboma systémamy. Plne funkčné WMS riešenie v sebe združuje kvalitné riešenie skladovej evidencie a podporu logistických operácií. Vďaka vzájomnej komunikácii je možné jednoduchšie a prehľadnejšie sledovať jednotlivé procesné celky, vyhodnocovať ich efektivitu a do budúcnosti pripravovať návrhy na optimalizáciu procesov skladu, čo by bez významnej podpory sofistikovaných riešení nebolo mysliteľné.

Prínosy - Výsledky

Zavedenie systému prinieslo dokonalý prehľad o tovare v sklade, spresnili sa skladové operácie a znížila chybovosť. V dôsledku zavedenia systému boli eliminované zámeny. V súčastnej dobe sa ešte vyskytujú početné diferencie, ktoré sú zachytené pri výstupnej kontrole. Po zavedení systému chybovosť poklesla z pôvodných 3 % na súčasných 0,1 % z vychystaných objednávok. Vďaka dokonalému prehľadu tovaru v sklade sa spresnilo vychystávanie a objednávky. V súčastnosti nie je nutné zložito dohľadávať tovar, zákazky pre zákazníkov neobsahujú chybné položky a sú pripravené správne a včas.

Implementácia WMS systému SmartStock:WMS znamenala významný posun v automatizácii procesov. Systém automaticky riadi proces doplňovania vychystávacích miest. Procesy rezervácie tovaru prebiehajú automaticky s ohľadom na význam a prioritu zákazníka. Automaticky sa spracovávajú doklady, vo WMS sa vytvárajú a tlačia špeciálne upravené baliace listy a v IS sa následne vytvárajú dodacie listy a faktúry, ktoré sú špeciálne upravené podľa požiadaviek jednotlivých odberateľov.

Dôležitým prínosom pre rutinnú prevádzku skladu je systém skladovania nezávislý od ľudského faktora, znalostí skladníkov a ich prehľade o sklade. To má veľký význam aj pre zaškolenie a zapracovanie nových skladníkov, ktorí sú po zaškolení schopní pracovať s terminálom a vykonávať skladové operácie a nie je nutné čakať dlhšiu dobu, kým získajú prehľad o sklade a sortimente.

Špecifiká projektu

Vďaka svojmu rozsahu s počtom až 80 súčasne pracujúcich užívateľov, sa WMS projekt v Nohel Garden radí medzi jedinečné projekty svojho druhu v ČR. V pôvodnej analýze nebolo možné posúdiť všetky zmeny u zákazníka, ku ktorým došlo v priebehu projektu a oproti výsledkom analýzy sa vyskytol celý rad nových požiadaviek, na ktoré systém musel vedieť reagovať. Jednak sa menili samotné skladové procesy, jednak v samotnom priebehu projektu boli postavené nové skladové haly. Bolo teda nutné, aby systém podporoval prácu skladníkov i v nových priestoroch. Systém v súčasnosti podporuje prácu v rámci niekoľkých skladov. Aj keď sa to spočiatku zdalo nelogické, systém je v súčasnosti nastavený tak, aby umožňoval aj „chaotické" uskladňovanie, tzn. že v prípade nedostatku miesta v sklade je možné uskladniť tovar i chaoticky. Systém všetko eviduje a nie je problém tovar vyhľadať. Tento spôsob práce zákazníkovi vyhovuje a zodpovedá špecifickému charakteru jeho obchodných a logistických procesov, podporuje flexibilitu skladovania najmä pri nedostatku miesta.

barco3

Ciele projektu

- dokonalý prehľad o tovare na sklade

- zvýšenie efektívnosti skladovania a prietoku tovaru skladom

- posun v presnosti práce skladníkov

- minimalizácia chýb pri chystaní tovaru

- dodržiavanie obchodných pravidel potrebných na presné a správne vybavenie objednávok zákaznikov

Prínosy projektu

- on-line prehľad o prevádzaných skladových operáciach a o tovare na sklade

- výrazné zníženie chybovosti z pôvodných 3 % na 0,1 %

- dohľadateľnosť zodpovednosti za chyby v každej jednotlivej operácii

- dodržiavanie obchodných pravidiel a splnenie požiadaviek reťazcov

- automatizácia procesov, riadené doplňovanie VM a rezervácií s ohľadom na objednávky zákazníkov s vysokou prioritou

- spresnenie vychystávania

- systém nezávislý na ľudskom faktore, na znalostiach skladníkov a ich prehľade o sklade

-red-

Späť

Priemyselné utierky

MEWA - priemyselne_utierky