Výber správneho podnikového informačného systému

Deväťdesiate roky minulého storočia predstavovali zlatú éru podnikových informačných systémov. Prudký rast priemyselnej výroby vytváral priaznivé podmienky na implementáciu širokej palety podnikových informačných systémov od jednoduchších systémov pre malé podniky až po mamutie systémy pre nadnárodné koncerny. Podnikový informačný systém v tom čase predstavoval významnú konkurenčnú výhodu, ktorá danému podniku dokázala priniesť nemalé finančné úspory (napr. pri objeme skladových zásob) a významne podporila predaj výrobkov a služieb (CRM systémy, on-line objednávky).

Nové milénium prinieslo do tejto oblasti významný posun. Masívne rozšírenie informačných systémov medzi priemyselné podniky malo za následok postupnú zmenu týchto systémov na komoditu. Informačné systémy predstavujú aj naďalej významnú súčasť technologického a obchodného vybavenia podniku, no ich strategický význam je v súčasnosti porovnateľný s inými súčasťami podniku, ako stroje či manipulačná technika. Pre podnikové systémy nastáva obdobie „komoditizácie".


Celkové náklady na informačný systém

Ku každej komodite manažment pristupuje z hľadiska nákladov a výnosov. Informačný systém nie je výnimkou, skôr naopak. Celkové náklady na informačný systém (TCO - total cost of ownership) môžeme rozdeliť na základné skupiny:

1. prvotné investičné náklady

2. skryté náklady implementácie

3. licenčné a prevádzkové náklady

4. „daň" za nový informačný systém

5. náklady na ďalší rozvoj systému

Prvotné investičné náklady sú pomerne jasne viditeľné a kalkulovateľné. Patria sem položky: cena informačného systému a databázovej platformy, náklady na kúpu nového potrebného hardwarového vybavenia, náklady spojené s implementáciou systému a v neposlednom rade náklady spojené s financovaním kúpy podnikového informačného systému (leasing, úver, splátky).
Skryté náklady na implementáciu v sebe zahŕňajú položky ktoré takmer nikdy nie sú zahrnuté v obchodných kalkuláciách predajcov podnikových informačných systémov, ako napríklad: vyčlenenie kancelárskeho priestoru pre nové hardwarové vybavenie, náklady na elektrickú energiu a klimatizáciu tohto zariadenia, náklady spojené s prípadným rozšírením počítačovej siete prípadne zvýšenie jej rýchlosti/priepustnosti, náklady spojené s testovaním novej infraštruktúry, náklady spojené so zabezpečením dátovej bezpečnosti (záložné zdroje, firewally, bezpečnostný software) resp. potreba auditovania novej infraštruktúry, prípadne jej poistenie.
Licenčné a prevádzkové náklady predstavujú význačnú položku z celkových nákladov na informačný systém a preto im treba venovať náležitú pozornosť. Sem patria náklady typu: (ročné) licenčné poplatky za informačný systém, licenčné poplatky za databázovú platformu, licenčné poplatky za akýkoľvek iný pomocný software, náklady na školenia IT personálu, náklady na školenia užívateľov systému a manažmentu podniku, či pravidelné poplatky za prípadné servisné zmluvy. Daňou za nový informačný systém je obdobie implementácie podnikového informačného systému a určitý
čas po skončení implementácie, kde môžete očakávať zvýšený výskyt negatívnych javov, ako: problémy s dostupnosťou informačného systému - jeho výpadky, zníženie produktivity určitých skupín pracovníkov, ktorí si musia na nový systém postupne zvyknúť, chyby v zadaných údajoch, ktoré nevyhnutne vzniknú pri procese „učenia sa" nového systému, nedostupnosť niektorých údajov a vyhodnotení pokiaľ sa v systéme „nevychytajú všetky muchy" a prípadná dvojitá práca pokiaľ bude firma určitý čas testovať výstupy nového systému a porovnávať ich zo starým systémom.
Náklady na ďalší rozvoj systému predstavujú náklady potrebné na dopracovanie nových funkcionalít v čase po skončení implementácie. Tu je dôležité upresniť si, či dané zmeny možno realizovať pomocou interného IT oddelenia, alebo je nutné aby ich realizoval pôvodný poskytovateľ informačného systému. Medzi dôležité aspekty patrí aj otázka, či je možné robiť zmeny v informačnom systéme „na mieru", alebo sú zákaznícke požiadavky zahrnuté v „upgrade" systému, ktorý býva distribuovaný v pravidelných intervaloch. Výnosy informačného systému sa merajú oveľa ťažšie a závisia od dôvodov prečo daná firma kúpila informačný systém. Vo veľa prípadoch sa vyčíslenie výnosov informačného systému nerealizuje, prípadne podceňuje. V tom prípade neexistuje možnosť určiť mieru prínosu informačného systému pre danú firmu.

Prečo chcete informačný systém?

Odpoveďou na túto otázku si podnik sám dokážete určiť kritériá, na základe ktorých sa dá vyhodnotiť prínos nového informačného systému. Vedieť jednoznačnú odpoveď na otázku „prečo?" patrí k základným predpokladom úspešnej implementácie informačného systému. Nezodpovedanie tejto otázky vedie k určeniu nejasných, prípadne žiadnych kritérií na základe ktorých sa bude daný informačný systém hodnotiť. Vzniká tak riziko vytvárania nejasných, čí priamo nerealistických očakávaní, ktoré daný informačný systém nemá žiadnu možnosť splniť. Pokiaľ podnik nevie ČO očakáva od informačného systému, nemôže neskôr určiť či mu ich informačný systém naplnil?
Pokiaľ sa očakávania podniku nedajú sformulovať „na papieri" nemôže podnik neskôr vyhodnotiť mieru naplnenia týchto očakávaní. Jednoznačné definovanie očakávaní je jedinou cestou ako možno hodnotiť prínos informačného systému. Čím detailnejšie sú popísané očakávania, tým presnejšie môže byť vyhodnotenie, hoci aj základné definovanie očakávaní môže byť dostatočné. Pokiaľ kupujete informačný systém, pretože neviete určiť miesta vzniku strát vo výrobnom procese, hodnotená veličina, je to správna cesta, ktorou sa môže optimalizovať miera zníženia priamych nákladov jednotlivých stredísk vo výrobnom procese. Pokiaľ vás trápi logistika nákupu či expedície, hodnotiť môžete veličiny ako transportné náklady na jednotku tovaru, priemernú hodnota vášho skladu zásob, čí percento vyexpedovaných zásielok v rámci dohodnutých termínov. Pozitívne výsledky by sa mali dostaviť do 6 až 12 mesiacov od ukončenia implementácie systému.
Pokiaľ si viete odpovedať iba vo všeobecnej rovine - „nejdú nám obchody", „nefunguje nám systém", alebo „aj konkurencia má tento systém"; dostávate sa do nebezpečnej situácie keď nebudete vôbec schopní vyhodnotiť prínos informačného systému.

Výber informačného systému

Na základe vopred definovaných očakávaní od podnikového informačného systému je jednoduché hľadať funkcionalitu ktorá vám vyhovuje. Zoznam vašich očakávaní/funkcionalít porovnajte s ponukami jednotlivých informačných systémov. Pokiaľ hľadáte silnú logistiku, nekupujte systém, ktorý sa sústredí na účtovníctvo či mzdy. Ak hľadáte špecifické riešenie pre proces zákazníckych reklamácií a ich následného spracovania, komplexný systém pokrývajúci celofiremnú agendu nie je to pre vás pravé riešenie. Základné informácie z prezentácie obchodného zástupcu, rôzne katalógy, brožúrky, alebo webové stránky považujte iba za prvotné vodítko na vašej ceste za skutočnými informáciami. Pojmy, ako diskrétna výroba, riadenie výrobných úloh, riadenie projektov alebo CRM sú také všeobecné, že pod daným pojmom si možno predstaviť celú škálu funkcionalít. Jedným z riešení ako dostať skutočné reálne informácie o danom systéme a jeho jednotlivých moduloch je požiadať o „živú" prezentáciu informačného systému priamo u vás. Získate tak okrem iného aj možnosť posúdiť užívateľskú prívetivosť programu a uvidíte či sa deklarované riadenie projektov ukáže byt suchým štatistickým zoznamom projektov, ich nákladov a „predpokladaných" výnosov, alebo Vám ponúkne nástroje na zistenie miesta v rámci vášho výrobného a ligistického procesu, ktoré generuje straty či časové problémy.
Je rozumné predpokladať, že žiadny informačný systém nesplní všetky vaše očakávania. Na porovnanie jednotlivých systémov je preto dôležité využitie bodovacieho systému na hodnotenie zvolených kritérií. Zvoľte si váhu jednotlivých kritérií a bodujte stupeň ich (deklarovaného) naplnenia jednotlivými informačnými systémami. Konečný súčet bodov vytvorí poradie podľa predpokladaného prínosu pre firmu.
Nebojte sa meniť kritériá pre rozhodovanie. Môžete ľahko prísť k názoru, že sledovanie výkonnosti jednotlivých pracovníkov na základe odpracovaných operácií je síce skvelá vec, no váš podnik operácie dokáže sledovať v najmenšej jednotke - skupina. Priznať, že pôvodné kritérium je jednoducho nerealizovateľné, nie je priznaním neschopnosti zostavovateľa zoznamu kritérií, ale príkladom logického a triezveho uvažovania.

Text: Ing. Miroslav Jaššo, MBA

Späť

Aktuálne číslo

Technika 9/2010



Partneri