Strategická výhoda: Pripravený informačný systém na EURO

Zavedenie Eura bude pre budúce desaťročie najväčším integračným krokom Slovenska, ktorý ovplyvní všetkých obyvateľov, podniky, inštitúcie celej krajiny. Veľké inštitúcie a podniky budú musieť prerobiť všetky svoje systémy, drobní živnostníci preceniť tovar, bežný človek sa bude musieť naučiť myslieť v inej mene, zákazníci budú bez akýchkoľvek problémov schopní porovnávať ceny so susednými štátmi.

V praxi to podnikom prinesie zvýšené nároky na ich schopnosť prispôsobiť sa legislatívnym požiadavkám, dravej konkurencii, novým príležitostiam a aj rizikám, situácia si nevyhnutne vyžiada užšiu politickú integráciu a koordináciu hospodárskych politík krajín eurozóny.
Veľká časť slovenských podnikov s eurozónou dlhšiu dobu aktívne obchoduje, takže ich prípravy nebudú tak náročné. Rad podnikov a inštitúcií má vlastníkov z eurozóny, takže budú môcť využiť ich skúsenosti.

Informačné systémy & Euro
Je potrebné si uvedomiť, že zavedenie Eura ovplyvní každodenné podnikové vnútorné procesy, ako sú fakturácia, vedenie účtovníctva, reporting, mzdové systémy, finančné a manažérske analýzy, atď. Rovnakou mierou ovplyvní vonkajšie procesy, ako je spracovanie cenníkov, obalov výrobkov, platobné systémy, atď., pričom všetky uvedené procesy úzko súvisia s architektúrou informačných systémov podniku. Okrem toho budú zasiahnuté aj oblasti hardware (napríklad elektronické registračné pokladne), interface na komunikáciu rôznych podnikových informačných systémov a na komunikáciu s obchodnými partnermi. V tejto súvislosti musí padnúť rozhodnutie o postupe konverzie dotknutých podnikových systémov (naraz alebo postupne) a o spôsobe koordinácie činností s partnermi na zaistenie kompatibility systému aj po prechode na Euro. Z toho vyplýva, že pri plánovaní celého procesu je potrebné zohľadniť kvalitu, štruktúru, technologické zázemie a koncepciu IT systémov.
Teda je nutné urobiť previerku „euro-kompatibility“ podnikových informačných systémov. Pričom nezastupiteľnú úlohu v tomto procese bude hrať podnikový „euro-koordinátor“. Inými slovami, postavte Euro team, analyzujte, navrhnite implementačný plán, implementujte, testujte a hlavne celý čas komunikujte! Kontaktuje svojho dodávateľa IS a overte verzie používaných systémov, informujte sa o nutných programových úpravách, o časovej a finančnej náročnosti ich spracovania, o skúsenostiach konzultantských tímov s prechodom na Euro, preverte príslušné ustanovenia zmlúv o dlhodobej spolupráci. Proces konverzie základnej meny na Euro môže byť vhodnou príležitosťou na prijatie rozhodnutí o modernizácii podnikového informačného systému. Ruka v ruke s tým súvisia rozhodnutia o optimalizácii podnikových procesov. Reálne využitie tejto príležitosti úzko súvisí s tým, aké odpovede dostanete na predchádzajúce položené otázky.

Pripravenosť informačného systému na proces konverzie
Pokiaľ pristúpime k praktickým konkrétnym otázkam ohľadne fungovania informačného systému v Euro prostredí, pojde v podstate o tieto časové úseky a s tým súvisiacu podporu informačnými systémami:
- duálne zobrazenie meny, kedy primárna je cena v korunách, sekundárna cena Euro (končí jeden rok po dni zavedenia Eura)
- transformácia dát z korún na Euro
- prechodné obdobie, tzv. duálna cirkulácia meny, kedy je možné platiť obomi menami (v dobe 16 pracovných dní po zavedení Eura)
Duálne zobrazenie meny, kedy primárna je cena v Euro, sekundárna cena v korunách.

Praktické otázky budú potom znieť takto:
Môžu byť pri prechode na Euro jednotlivé položky v databáze informačného systému jednoducho prevedené iba zmenou v danom poli alebo bude potrebné zaviesť vo formulároch nové polia? Dokáže systém už dnes pracovať s viac ako jednou menou? Akým spôsobom sú riešené rozdiely zo zaokrúhľovania pri prepočítavaní čiastok medzi menami? Akým spôsobom bude prebiehať export dát do kontingenčných tabuliek? Umožní elektronická registračná pokladňa duálne zobraziť celkovú cenu?
Princíp informačných systémov samozrejme nestojí iba na prepočítavaní dát z korún na Euro. Systémy musia byť schopné prepočítavať dlhé časové rady na porovnávanie finančných ukazovateľov. Je nutné zaistiť, aby vo všetkých prípadoch boli rovnakým spôsobom prepočítavané rovnaké údaje, napr. ukazovatele finančnej analýzy, obchodnej analýzy, a pod. tak, aby bola zabezpečená časová kontinuita a obsahová konzistencia relevantných údajov.

Determinujúcim parametrom úspešného dokončenia celého procesu sú dve premisy
1. Informačný systém musí mať spracovaný detailný popis krokov, ktoré je nutné realizovať v rámci prípravy a realizácie konverzie základnej meny na Euro.
2. Dodávateľ IS musí mať spracovanú detailnú metodiku a harmonogram procesu konverzie a to vo všetkých vzájomných súvislostiach, tak aby celý proces prebehol hladko a „just in time“.

V prostredí globálneho biznisu podporí hladký priebeh prechodu na Euro iba kvalitný informačný systém s rozsiahlym technologickým a odborne erudovaným personálnym zázemím.
Spracovanie konsolidácie dát na úrovni materskej spoločnosti je príkladom konkrétneho procesu, ktorý bude zasiahnutý prechodom na Euro. Vlastný proces konsolidácie prebieha tak, že každá entita exportuje príslušné finančné transakcie do konsolidačnej entity. Pokiaľ rôzne entity používajú rôzne meny odlišné od meny konsolidačnej entity, je nutné v rámci exportu/importu transakcií urobiť transformáciu mien. V prípade prechodu na Euro dochádza ku zmene meny účtov a ku zmene meny entity.
Po prvé sa mení pôvodná mena, v ktorej sú evidované obraty na účtoch hlavnej knihy, na Euro. Po konverzii meny konsolidovaných účtov dcérskych spoločností na Euro nebude možné automaticky párovať zostatky účtov v konsolidačnej entite. Napríklad ak sa účet „21100 Cash“ vedený v slovenských korunách bude konvertovať v dcérskej spoločnosti na Euro, nebude možné naďalej automaticky priradiť zostatok tohto účtu k rovnakému účtu v evidencii materskej spoločnosti. V takomto prípade bude nutné vytvoriť nové číslo účtu, napr. „21101 Cash Euro a definovať nové prepojenie s účtom 21100. V prípade, že budete definovať nový účet, musíte zaistiť transfer zostatku doterajšieho účtu v pôvodnej mene do nového účtu v novej mene tak, aby bola zaistená časová kontinuita obratov na účtoch. Pričom je nutné pri prípadnom audite doložiť, kedy a akým spôsobom prebehla konverzia meny účtu na Euro.
Po druhé sa mení pôvodná základná meny entity/dcérskej spoločnosti na Euro. Pre automatizovaný priebeh procesu konsolidácie je nutné definovať v rámci organizačnej štruktúry spoločnosti novú entitu so základnou menou Euro. Príkladom môže byť entita 1000, pôvodne vedená v Sk, po dokončenej konverzii vedená v Euro. V rámci konsolidácie na úrovni materskej spoločnosti bude definovaná entita 1001 (Euro), spracovaný export a import transakcií medzi týmito entitami a následne budú k dispozícii príslušné výkazy za entity 1000 a 1001, zobrazujúce všetky relevantné dáta entity/dcérskej spoločnosti.
Vzhľadom k rozsiahlym dôsledkom konverzie meny je nutné úzko koordinovať aktivity dotknutých entít, dcérskych a aj materských spoločností a to zásadne ešte pre začiatkom konsolidačných operácií.
Aj keď sa budú detailné kroky v jednotlivých podnikoch líšiť a budú závisieť na konkrétnych parametroch, považujeme za dôležité akceptovať všeobecné odporučenie pre IT systémy a zároveň aplikovať zahraničné skúsenosti v priebehu celého procesu konverzie.

Autorka: Ing. Martina Suchá, pracuje ako konzultantka v spoločnosti Minerva Česká republika, a.s. Medzi jej aktivity patrí výučba na VŠE v Prahe na Fakulte financií a účtovníctva.

Späť

Najčítanejšie

Skalár III OS – ultra přesné měření

Prvním krokem k úsporám teplé vody (TV) v domě, je nezbytné, co nejpřesněji změřit její spotřebu. Česká společnost ULITEP, spol. s.r.o., ve spolupráci se společností Hydrometer GmbH, představuje vlastní výrobek, měřicí sestavu Skalár III OS s přesností do 1 %. VIAC

ULITEP

Automatické kotle na pelety ATMOS představují moderní vytápění

Automatické kotle na pelety dnes přestavují moderní způsob vytápění rodinných domů a jiných objektů. Kotle určené pro topení peletami s hořáky na pelety ATMOS A25 nebo A45 mají hodně společného s topením zemním plynem nebo topným olejem. VIAC

ATMOS


Energeticky úsporné, teplé, cenovo dostupné  suché podlahové kúrenie
Zdravá, prírodná alternatíva podlahy v podobe keramickej dlažby CREATON so sebou prináša množstvo výhod: úspora energie, nízka váha - len 38,25 kg/m2, hrúbka dlažby len 2 cm, použiteľnosť už po 48 hodinách, rýchlosť pokládky, jednoduchý perodrážkový systém, ktorý môže realizovať iba jeden človek a dokonca laik. VIAC

FA-BRICK